Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable y Encargado del tratamiento

Responsable: Policía Cívica de Mayores de la Policía Metropolitana de Pereira (en adelante, «el Responsable»), que decide sobre la finalidad y el uso de las bases de datos de SIGVOL.

Encargado: pindana.co, desarrollador y administrador técnico del sistema, que trata los datos por cuenta del Responsable y siguiendo sus instrucciones.

• Dirección: Av. de las Américas #46-35, Pereira, Risaralda
• Teléfono: 317 370 9633
• Correo electrónico para consultas, reclamos y ejercicio de derechos: sigvol@pindana.co

2. Datos que se tratan

SIGVOL (Sistema de Gestión del Voluntariado) administra a los integrantes de los programas de participación ciudadana Policía Cívica de Mayores (PCM) y Red de Apoyo y Comunicaciones (RAPCO). Se tratan, según el módulo que usted utilice:

• Datos de identificación y contacto: cédula, nombres, apellidos, sexo, fecha y lugar de nacimiento, estatura, correo, celular, dirección y ciudad de residencia, fotografía.
• Datos de vinculación: programa, grado, estado, fecha de ingreso, indicativo y radio de comunicación.
• Datos de formación, idiomas, certificaciones, información laboral, talentos y vehículo.
• Datos sobre armamento y sus permisos (documento PDF).
• Registros de participación en actividades, asistencia, estímulos y seguimiento.
• Contenido que usted radique en «Informa red» y en PQRS, que puede incluir fotografías y datos de terceros.
• Datos técnicos de seguridad: bitácora de accesos (cédula, resultado, fecha, dirección IP y agente de navegador) y auditoría de las escrituras realizadas en el sistema.

Datos sensibles

Son sensibles los datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Ley 1581, art. 5). En SIGVOL se tratan como sensibles el tipo de sangre y las limitaciones físicas (datos de salud). Usted no está obligado a autorizar su tratamiento (art. 6): si no lo autoriza, SIGVOL no los registrará ni los mostrará, y usted podrá usar el resto del sistema con normalidad. Puede otorgar o revocar esa autorización en cualquier momento desde el menú de usuario.

3. Finalidades del tratamiento

• Gestionar la vinculación, el registro y el seguimiento de los integrantes y de los programas.
• Programar actividades, convocar, confirmar participación y registrar asistencia.
• Gestionar la formación, los estímulos y el seguimiento de los integrantes.
• Publicar anuncios y recursos dirigidos a los programas.
• Mostrar a los demás integrantes del sistema la fecha de cumpleaños (día y mes) y, en las actividades, el nombre e indicativo de los participantes.
• Atender los reportes de «Informa red» y las PQRS radicadas por los integrantes.
• Garantizar la seguridad del sistema: bitácora de accesos, límite de intentos de ingreso por dirección IP y auditoría de escrituras.
• Atender consultas, reclamos y solicitudes de los titulares, y cumplir obligaciones legales.
• Los datos sensibles, cuando usted los autoriza, se usan para la atención de emergencias y para adecuar las actividades a las condiciones de cada integrante.

4. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales y no medie un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

5. Consultas, reclamos y revocatoria

Para ejercer sus derechos escriba a sigvol@pindana.co indicando su nombre, cédula y la solicitud.

• Consultas: se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria): se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles. Si la solicitud está incompleta, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes; si no responde en dos (2) meses se entenderá desistido. Si no es posible atenderlo en ese plazo, se informará el motivo y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Revocatoria: la revocatoria de la autorización sobre los datos sensibles se hace directamente desde el menú de usuario de SIGVOL. La revocatoria total o la supresión de todos los datos se solicita por el canal anterior y la atiende el administrador; implica eliminar su cuenta y, por tanto, dejar de pertenecer al sistema.

6. Seguridad

Se aplican medidas técnicas y administrativas razonables: contraseñas almacenadas con hash, acceso por roles y programas, protección contra falsificación de formularios (CSRF), cierre de sesión por inactividad, límite de intentos de ingreso, almacenamiento restringido de archivos y auditoría de accesos y escrituras. Ningún sistema es infalible; si usted detecta un incidente, avise por el correo de contacto.

7. Conservación, vigencia y versión

Los datos se conservan mientras usted pertenezca a los programas y durante el plazo que exija la ley o que sea necesario para las finalidades descritas. Plazos de conservación por tipo de dato: cinco (5) años contados desde el cierre, es decir, desde la desvinculación del titular de los programas o, en los trámites de Informa red y PQRS, desde su cierre. Vencido ese plazo, los datos se suprimen.

Esta política rige desde su publicación. La vigencia de las bases de datos será la de los programas que las justifican, más cinco (5) años contados desde su cierre. Versión 1.0. Cualquier cambio sustancial se comunicará solicitando de nuevo su autorización al ingresar al sistema.